Datenschutzerklärung der App

Diese Datenschutzerklärung gilt für die App „PharmaCare“ der PharmaCare GmbH für Android und iPhone, in den Stores „PharmaCare – Meine Versorgung“. Sie erklärt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die App nutzen. Für unsere Website gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher

PharmaCare GmbH
Raiffeisenallee 16
82041 Oberhaching
Deutschland

Gesetzlich vertreten durch die Geschäftsführer Werner Bauer und Dirk Bauer

Telefon: 089 219 66 88 70
Fax: 089 219 66 88 76
E-Mail: kundenservice@pharmacare.de

Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@pharmacare.de oder über unsere Postanschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

2. Rezept und Unterlagen senden

Mit „Rezept senden“ schicken Sie uns Fotos, Scans oder PDF-Dateien eines Rezepts oder einer anderen Unterlage, zum Beispiel eines Befreiungsausweises oder einer Vollmacht.

Welche Daten: die Unterlagen selbst, die Art der Unterlage (Rezept oder Sonstiges), Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse und, wenn Sie das angeben, Ihre Bestell- oder Kundennummer und Ihre Nachricht. Dazu kommen der Zeitpunkt, die Sprache der App und die Version des Einwilligungstexts. Rezepte und viele andere Unterlagen enthalten Gesundheitsdaten.

Zweck: die Bearbeitung Ihrer Versorgung mit Hilfsmitteln, zum Beispiel die Prüfung des Rezepts und die Abrechnung mit Ihrer Krankenkasse.

Auf Ihrem Gerät: Die Kamera nutzt die App nur, wenn Sie scannen oder fotografieren. Zum Scannen nutzt sie unter Android den Dokumentscanner von Google (ML Kit, Teil der Google-Play-Dienste), auf dem iPhone den Scanner des Betriebssystems; gescannt wird auf Ihrem Gerät. Fotos und Dateien wählen Sie über die Auswahl Ihres Geräts aus; die App erhält nur diese, keinen Zugriff auf alle Fotos. Vor dem Senden schreibt die App jedes Foto neu und entfernt dabei Metadaten wie den Aufnahmeort. Fotos, Scans und Dateien liegen nur vorübergehend im eigenen Bereich der App: Sie werden gelöscht, sobald sie gesendet oder entfernt sind, spätestens beim nächsten Start der App. Solange die App im Hintergrund ist, verdeckt sie ihren Inhalt in der Übersicht der geöffneten Apps.

Empfänger und Ort: Gesendet wird verschlüsselt an unseren Upload-Dienst upload.pharmacare.de in Microsoft Azure, Rechenzentrum Frankfurt am Main. Dort liegen Ihre Unterlagen in einem geschützten Zwischenspeicher und werden auf Schadsoftware geprüft. Danach fassen wir sie zu einem PDF zusammen, legen es in einem nur für unseren Innendienst zugänglichen Bereich in Microsoft SharePoint ab und benachrichtigen den Innendienst per E-Mail mit Vorgangsnummer und Link, ohne Ihre Unterlagen anzuhängen. Haben Sie eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommen Sie eine Eingangsbestätigung. Microsoft verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (siehe Empfänger).

Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie vor dem Senden in der App erteilen (Art. 9 Abs. 2 lit. a und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), und die Durchführung Ihrer Versorgung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an kundenservice@pharmacare.de oder telefonisch unter 0800 74 222 73.

Speicherdauer: Den Zwischenspeicher leeren wir, sobald das PDF abgelegt ist, in der Regel nach wenigen Minuten. Kann ein Vorgang nicht verarbeitet werden, bleibt er höchstens 30 Tage in einem gesperrten Bereich, bis wir uns darum gekümmert haben. Die abgelegten Unterlagen löschen wir, sobald wir sie für Ihre Versorgung nicht mehr brauchen und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Rückruf vereinbaren

Welche Daten: Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihre Wunschzeit sowie, wenn Sie das angeben, Ihr Anliegen und Ihre Kundennummer, dazu die Sprache der App und der Zeitpunkt.

Zweck: Wir rufen Sie zurück.

Empfänger und Ort: Die Angaben gehen verschlüsselt an denselben Upload-Dienst in Microsoft Azure in Frankfurt und von dort als E-Mail an unseren Kundenservice (Microsoft 365).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage einen Vertrag mit uns betrifft oder anbahnt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse, Anfragen schnell zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Im Zwischenspeicher des Upload-Dienstes löschen wir die Angaben nach dem Versand, in der Regel nach weniger als einer Minute, spätestens nach 30 Tagen, wenn der Versand nicht gelingt. Die E-Mail löschen wir, sobald Ihr Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Nachweis der echten App und Schutz vor Missbrauch

Damit nur unsere echte App Unterlagen und Rückrufbitten senden und Gespräche mit dem Assistenten beginnen kann, weist sie sich dabei gegenüber unserem Upload-Dienst aus. Vor einem Chat oder einem Gespräch holt sie dort ein Ticket, für das sie sich ebenso ausweist.

iPhone: Die App nutzt App Attest von Apple. Beim ersten Mal erzeugt sie auf Ihrem Gerät einen Schlüssel, den Apple bestätigt; der Schlüssel verlässt das Gerät nicht. Die Bestätigung bewahrt die App im geschützten Speicher Ihres Geräts auf.

Android: Die App nutzt die Play Integrity API von Google. Google Play bestätigt, dass die App aus Google Play stammt und auf einem unveränderten Gerät läuft; dieses Zeichen lassen wir von Google prüfen.

Apple und Google erhalten dabei keine Inhalte Ihres Vorgangs und nicht Ihre Angaben wie Name, Telefonnummer oder Unterlagen; Google erhält von uns nicht Ihre IP-Adresse. Beim Sprechen unter Android erhält Google zusätzlich die Installations-ID der App (siehe Installations-ID unter Android). Welche Geräte- und App-Daten Apple und Google dabei selbst verarbeiten, regeln deren Datenschutzbestimmungen.

Drossel: Außerdem zählen wir die Anfragen je Internetanschluss. Dafür hält der Upload-Dienst höchstens eine Stunde lang eine nicht umkehrbare Prüfsumme Ihrer IP-Adresse im Arbeitsspeicher, nicht die Adresse selbst.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, Missbrauch abzuwehren und Ihre Unterlagen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Speichern des Nachweises auf Ihrem Gerät ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

5. Installations-ID unter Android

Gespräche mit dem Assistenten begrenzen wir je Gerät (siehe Mit dem Assistenten sprechen). Auf dem iPhone bilden wir dafür ein Kürzel aus der Kennung des Schlüssels von App Attest. Unter Android liefert der Nachweis von Google keine Gerätekennung. Dafür erzeugt die App beim ersten Gespräch eine zufällige Installations-ID und speichert sie geschützt auf Ihrem Gerät.

Die Installations-ID ist aus nichts abgeleitet, weder aus Ihrem Gerät noch aus Angaben von Ihnen. Die App schickt sie nur beim Abholen des Tickets für ein Gespräch mit, eingebunden in den Nachweis von Google. Dafür übergibt sie die ID an Google Play, und Google meldet sie uns beim Prüfen des Nachweises zurück; Google erhält die ID also ebenfalls, ohne Ihren Namen oder andere Angaben von Ihnen. Der Upload-Dienst bildet daraus ein Kürzel, eine nicht umkehrbare Prüfsumme, und speichert die ID selbst nicht. Sie dient nur der Grenze je Gerät.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, die Nutzung der KI zu begrenzen und Missbrauch abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); das Speichern auf Ihrem Gerät ist dafür unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Speicherdauer: Die ID bleibt auf Ihrem Gerät, bis Sie die App oder ihre Daten löschen; eine neu installierte App erzeugt eine neue. Die Zähler zum Kürzel löschen wir nach 7 Tagen.

6. Chat mit dem PharmaCare-Assistenten

Im Chat beantwortet der PharmaCare-Assistent Ihre Fragen. Er ist eine künstliche Intelligenz (KI), kein Mensch, und antwortet mit den öffentlichen Inhalten unserer Website. Auf Wunsch gibt er den Chat an unseren Kundenservice weiter; dann antwortet Ihnen eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter (mit Vornamen). Es ist derselbe Dienst wie im Chat auf unserer Website.

Welche Daten: Ihre Nachrichten, die Antworten, die Sprache und die Uhrzeit. Aus Ihrer IP-Adresse bilden wir ein Kürzel (eine Prüfsumme), das täglich wechselt, um Missbrauch zu begrenzen; die Adresse selbst speichern wir nicht. Das Kürzel löschen wir mit dem Chatverlauf nach 7 Tagen. Vor der Weitergabe an den Kundenservice auf Wunsch den Namen, mit dem wir Sie ansprechen sollen, und, wenn Sie sie angeben, Ihre Kundennummer; für einen Rückruf zusätzlich Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Bitte schreiben Sie keine Angaben zu Krankheiten, keine Versichertennummer und keine Anschrift in den Chat; Persönliches besprechen wir am Telefon.

Zweck: Ihre Fragen beantworten und Sie auf Wunsch mit unserem Kundenservice verbinden.

Empfänger und Ort: Der Chat läuft in Microsoft Azure in Frankfurt (Region Germany West Central). Die Antworten erzeugt ein Sprachmodell von OpenAI, das Microsoft in Azure betreibt (Azure OpenAI); verarbeitet wird ausschließlich in Rechenzentren in der EU (Azure „Data Zone EU“). OpenAI erhält Ihre Nachrichten nicht, und sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Geben Sie den Chat an den Kundenservice weiter oder bitten Sie um einen Rückruf, landet der Verlauf zusätzlich in Microsoft Teams bei unseren Mitarbeitenden. Bevor die App einen Chat öffnet, holt sie ein Ticket beim Upload-Dienst (siehe Nachweis der echten App).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um die Anbahnung oder Durchführung Ihrer Versorgung geht, im Übrigen unser berechtigtes Interesse, Ihre Fragen schnell zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer: Den Chatverlauf löschen wir nach 7 Tagen. Chats mit unseren Mitarbeitenden legen wir nach dem Ende in Microsoft Teams ab (Qualitätssicherung, Rückfragen) und löschen sie dort nach 30 Tagen. Zur Erkennung von Missbrauch kann Microsoft Eingaben an die KI bis zu 30 Tage in der EU aufbewahren.

7. Mit dem Assistenten sprechen (Beta)

Unter „Kontakt“ können Sie mit dem PharmaCare-Assistenten auch sprechen, wie am Telefon. Der Assistent ist eine KI, kein Mensch; die Funktion ist neu (Beta). Das Mikrofon nutzt die App erst, wenn Sie das Gespräch beginnen, und nur bis zum Auflegen. Sie legt auch auf, wenn Sie die Seite verlassen oder die App in den Hintergrund geht. Ein Gespräch dauert höchstens 5 Minuten; je Gerät sind höchstens 3 Gespräche am Tag möglich.

Ton: Der Ton geht verschlüsselt (WebRTC) direkt von Ihrem Gerät an das Sprachmodell in Microsoft Azure (Azure OpenAI, Rechenzentrum Sweden Central, Azure „Data Zone EU“) und zurück. Er wird nur verarbeitet, um in Echtzeit zu antworten. Wir nehmen das Gespräch nicht auf und erstellen kein Transkript. Zur Erkennung von Missbrauch kann Microsoft Eingaben an die KI bis zu 30 Tage in der EU aufbewahren.

Angaben zum Gespräch: Das Gespräch steuert unser KI-Telefon, ebenfalls in Microsoft Azure in Schweden (Sweden Central). Es speichert Zeitpunkt, Dauer, Plattform (iPhone oder Android) und Sprache, nicht den Ton und kein Transkript. Bitten Sie um einen Rückruf oder nennen Sie einen Bestellwunsch, speichert es dazu Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer, Anliegen und Thema, bei einem Bestellwunsch auch Artikel, Mengen und, wenn Sie sie nennen, Ihre Kundennummer. Für die Grenze je Gerät zählt es die Gespräche über ein Kürzel (siehe Installations-ID). Bevor ein Gespräch beginnt, holt die App ein Ticket beim Upload-Dienst (siehe Nachweis der echten App).

Rückruf und Bestellwunsch: Bitten Sie um einen Rückruf, nennen Sie dem Assistenten Ihren Namen und Ihre Telefonnummer; die App selbst kennt keine Nummer. Einen Bestellwunsch nimmt der Assistent nur auf (Artikel und Menge, Ihr Name, Ihre Rückrufnummer und, wenn Sie möchten, Ihre Kundennummer); bestellt wird erst, wenn wir Sie zurückgerufen haben. Diese Angaben gehen als E-Mail an unser Team (Microsoft 365) und, wenn eingerichtet, als Nachricht in Microsoft Teams.

Zusammenfassung: Dazu schreibt die KI zwei bis drei Sätze, worum es im Gespräch ging. Sätze mit Angaben zur Gesundheit entfernt unser System automatisch, persönliche Nummern macht es unkenntlich. Die Zusammenfassung steht nur in dieser E-Mail und wird nicht gespeichert. Auch ohne Rückrufbitte kann sie uns nach einem Gespräch per E-Mail erreichen, damit wir sehen, worum es ging. Persönliches wie Angaben zu Ihrer Bestellung oder Ihrer Gesundheit besprechen Sie bitte am Telefon mit uns.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, Ihre Fragen schnell und rund um die Uhr zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); bei Rückruf und Bestellwunsch Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Den Ton speichern wir nicht. Die Angaben zum Gespräch, auch Name, Rückrufnummer und Bestellwunsch, und die Zähler löschen wir nach 7 Tagen. Die E-Mail löschen wir, sobald Ihr Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Produktsuche

Suchen Sie nach Produkten, schickt die App Ihren Suchbegriff und den gewählten Bereich an unsere Website www.pharmacare.de. Die Antwort enthält nur Artikel (Bezeichnung, Hersteller, PZN und ob der Artikel am Lager ist). Ihr Name, Kontaktdaten oder eine Kennung Ihres Geräts gehen dabei nicht mit.

Wie bei jedem Aufruf unserer Website verarbeiten unser Hoster IONOS und Cloudflare dabei Ihre IP-Adresse und technische Angaben. Der Suchbegriff steht wie jede aufgerufene Adresse im Server-Protokoll, das wir nach 7 Tagen löschen. Darüber hinaus speichern wir Suchbegriffe nicht und werten sie nicht aus. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung der Website, Abschnitt Besuch unserer Website.

Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse, Ihnen die Suche anzubieten und die Website sicher zu betreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Kontaktwege und Links

Tippen Sie auf Telefon (0800 74 222 73), WhatsApp, Signal oder E-Mail, öffnet die App die Telefon-App, WhatsApp, Signal oder Ihr E-Mail-Programm. Die App selbst überträgt dabei nichts. Für diese Wege gilt die Datenschutzerklärung unserer Website, Abschnitte Kontaktaufnahme, WhatsApp und Signal.

Den Ratgeber und andere Seiten unserer Website öffnet die App in Ihrem Browser. Dort gilt die Datenschutzerklärung der Website.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten sehen bei uns nur die Mitarbeitenden, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Außerdem setzen wir diese Dienstleister ein:

• Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland): Azure für den Upload-Dienst und den Chat (Frankfurt) sowie für das KI-Telefon und Azure OpenAI (Sweden Central, Data Zone EU); Microsoft 365 für SharePoint, E-Mail und Teams. Mit Microsoft haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
• IONOS (IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur) und Cloudflare (Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA) für unsere Website und damit die Produktsuche, jeweils als Auftragsverarbeiter, wie in der Datenschutzerklärung der Website beschrieben.
• Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) für die Play Integrity API und den Dokumentscanner unter Android.
• Apple (Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, CA 95014, USA) für App Attest auf dem iPhone.

Eine Übermittlung in die USA ist bei Apple, Google und Cloudflare möglich. Die Unternehmen sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; dafür besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

Laden Sie die App aus dem App Store oder von Google Play, verarbeiten Apple und Google dabei Daten in eigener Verantwortung, etwa zu Ihrem Konto dort. Darauf haben wir keinen Einfluss.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft über Ihre Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht (Art. 21 DSGVO), und
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür an datenschutz@pharmacare.de oder an unsere Postanschrift. Da die App kein Konto hat, nennen Sie uns bitte Ihren Namen und Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, damit wir Ihre Daten finden. Einzelheiten zu Ihren Rechten stehen in der Datenschutzerklärung der Website, Abschnitt Ihre Rechte.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (www.lda.bayern.de).

Die Nutzung der App ist freiwillig. Ohne Ihren Namen und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse können wir Unterlagen aber nicht zuordnen und Sie nicht zurückrufen.

Stand: November 2026